Reglement µCongres 2024 voor leden en standhouders

Reglement µCongres 2024 steunende leden / standhouders

• Vooraf

Het reglement µCongres standhouders is een uitbreiding op het algemeen reglement. De bepalingen in het reglement µCongres standhouders hebben voorrang op het algemene reglement.

Algemene reglement

Zie website VVZ.

• Algemene info

VVZ µCongres 2024  – Monitoring

Donderdag 24 oktober 2024

Locatie

Hotel Beveren

Van der Valk

Gentseweg 280

Beveren-Waas Beveren

Gegevens organisatie

Contact: Roger Boulonne

GSM +32 477 59 08 86

ennoluob.regor.[antispam].@vvz.be

VVZ vzw

Vlaamse Vereniging van Ziekenhuisinstrumentatietechnici vzw.

Vlyminckshoek 55 B2

B 9100 Sint-Niklaas

neveirb.[antispam].@vvz.be

Agenda

07u30    Onthaal standhouders

08u00    Onthaal

09u00    Welkom

09u15    Voormiddagprogramma incl. netwerkmoment en standenbezoek

11u00    Broodjeslunch standhouders (tijdens laatste presentatie)

12u05    Broodjeslunch deelnemers

13u45    Namiddagprogramma incl. netwerkmoment en standenbezoek

16u30    Afsluitende netwerkdrink

• Deelnemers:

De activiteit is gratis voor VVZ steunende leden.

Zie voorwaarden algemeen reglement activiteiten VVZ.

• Inschrijvingen van steunende leden:

Algemeen:

Steunende leden kunnen zich gratis inschrijven als standhouder/deelnemer tot en met vrijdag 4 oktober 2024. Voor inschrijvingen vanaf zaterdag 5 oktober 2024 wordt vanaf de eerste persoon een kostprijs van 145 euro aangerekend en per stand wordt een toeslag van 250 euro aangerekend.

Na 14 oktober 2024 worden geen inschrijvingen meer aanvaard.

Kosten:

Het µCongres is een gratis aangeboden activiteit. Desondanks kunnen er kosten gefactureerd worden aan de deelnemers onder bepaalde omstandigheden, zoals:

• Meer dan 2 inschrijvingen voor steunende leden (sprekers worden niet meegeteld)
• Personen die zich laattijdig inschrijven
• Personen die zich aanmelden maar niet ingeschreven zijn
• Personen die ingeschreven zijn en niet komen opdagen (annuleren kan tot en met dinsdag 22 oktober 2024, zonder dat er kosten worden aangerekend)

Zie ook het algemene reglement.

Procedure:

Inschrijvingen verlopen via onze website, www.vvz.be.

De steunende leden dienen het inschrijfformulier via de website in te vullen. Hierop wordt het aantal deelnemende personen vermeld en de nodige infrastructuur. Indien er extra voorzieningen nodig zijn moet dit op het inschrijfformulier vermeld worden.

De standen worden door de VVZ toegewezen.

• Praktische afspraken

De standen kunnen opgebouwd worden vanaf 7u30 op donderdag 24/10/2024 op de aangeduide plaatsen. De standhouder blijft met zijn opstelling binnen de ter beschikking gestelde ruimte. De afbraak kan starten vanaf 16u30. Er kan enkel van deze uren afgeweken worden na overleg en bevestiging van de VVZ. Na de afbraak neemt elke standhouder zijn eigen afval mee, zodat de ruimte netjes wordt achtergelaten.

De standhouders worden ook uitgenodigd om de presentaties bij te wonen. Let op: tijdens de laatste presentatie van de voormiddag vindt de lunch van de standhouders plaatst.

De voorziene parking aan het hotel is gratis toegankelijk.

De VVZ zal voor elke deelnemer een goodiebag samenstellen die zal afgegeven worden tijdens het onthaal. De VVZ zal hiervoor een draagtas van de VVZ ter beschikking stellen. Alle deelnemende steunende leden en standhouders krijgen de mogelijkheid om een aantal gadgets aan te leveren. (Zoals balpennen, blocnote, usb stick, …). De gadgets moeten voor woensdag 9 oktober 2024 bezorgd worden op de hoofdzetel van de VVZ zodat de draagtassen tijdig kunnen samengesteld worden.

• Quiz deelname

Er zal een quiz opgesteld worden waaraan enkel de effectieve leden kunnen deelnemen. Er wordt verwacht dat elke standhouder zijn medewerking verleent aan de uitvoering van deze quiz. Elke standhouder zal een opdracht (vraag) krijgen die door de bezoekers zal moeten worden opgelost. Zo zullen de bezoekers bij elke stand een letter kunnen verzamelen waarmee ze een woord kunnen vormen. Op deze interactieve manier proberen wij alle effectieve leden ook alle standen te laten bezoeken. Uit de deelnemers die het juiste woord gevormd hebben, worden 3 prijzen verloot, op voorwaarde dat de deelnemer nog aanwezig is bij de verloting.

• Catering

Er wordt een broodjeslunch voorzien voor alle deelnemers. Tijdens het onthaal, de pauzes en de broodjeslunch worden dranken voorzien.

Voor de standhouders is een afzonderlijk lunchmoment voorzien vanaf 11u00 tot 12u00. 

• Niet nakomen van afspraken

Bij het niet naleven van bovenvermelde afspraken behoudt het VVZ-bestuur zich het recht om de toegang tot het µCongres te ontzeggen.

 versie 18-09-2024.