Reglement µCongres 2025 voor leden en standhouders

Reglement µCongres 2025 steunende leden / standhouders

• Vooraf

Het reglement µCongres standhouders is een uitbreiding op het algemeen reglement. De bepalingen in het reglement µCongres standhouders hebben voorrang op het algemene reglement.

Algemene reglement

Zie website VVZ.

• Algemene info

VVZ µCongres 2025  – Kijkoperaties

Donderdag 16 oktober 2025

Locatie

't Bau-Huis

Slachthuisstraat 60

9100 Sint-Niklaas,

Gegevens organisatie

Contact: Roger Boulonne

GSM +32 477 59 08 86

ennoluob.regor.[antispam].@vvz.be

VVZ vzw

Vlaamse Vereniging van Ziekenhuisinstrumentatietechnici vzw.

Vlyminckshoek 55 B2

B 9100 Sint-Niklaas

neveirb.[antispam].@vvz.be

Agenda

07u30    Onthaal standhouders

08u00    Onthaal

09u00    Welkom

09u15    Voormiddagprogramma incl. netwerkmoment en standenbezoek

11u00    Broodjeslunch standhouders (tijdens laatste presentatie)

11u45    Broodjeslunch deelnemers

13u30   Namiddagprogramma incl. netwerkmoment en standenbezoek

16u30    Afsluitende netwerkdrink

• Deelnemers:

De activiteit is gratis voor VVZ steunende leden.

Zie voorwaarden algemeen reglement activiteiten VVZ.

• Inschrijvingen van steunende leden:

Algemeen:

Steunende leden kunnen zich gratis inschrijven als standhouder tot en met donderdag 2 oktober 2025. Voor inschrijvingen vanaf vrijdag 3 oktober 2025 wordt vanaf de eerste persoon een kostprijs van 151 euro aangerekend en per stand wordt een toeslag van 250 euro aangerekend.

Na 9 oktober 2025 worden geen inschrijvingen meer aanvaard.

Annuleren kan tot en met dinsdag 14 oktober 2025, zonder dat er kosten worden aangerekend.

Kosten:

Het µCongres is een gratis aangeboden activiteit. Desondanks kunnen er kosten gefactureerd worden aan de deelnemers onder bepaalde omstandigheden, zoals:

  - Meer dan 2 inschrijvingen voor steunende leden (sprekers worden niet meegeteld)
  - Personen die zich laattijdig inschrijven
  - Personen die zich aanmelden maar niet ingeschreven zijn
  - Personen die ingeschreven zijn en niet komen opdagen

Zie ook het algemene reglement.

Procedure:

Inschrijvingen verlopen via onze website, www.vvz.be.

De steunende leden dienen het inschrijfformulier via de website in te vullen. Hierop wordt het aantal deelnemende personen vermeld en de nodige infrastructuur. Indien er extra voorzieningen nodig zijn moet dit op het inschrijfformulier vermeld worden.

De standen worden door de VVZ toegewezen.

• Praktische afspraken

De standen kunnen opgebouwd worden tussen 15u en 17u op woensdag 15 oktober 2025 en vanaf 7u30 op donderdag 16 oktober 2025 op de aangeduide plaatsen. Bij de inschrijving dient u aan te duiden indien u op woendag 15 oktober reeds uw stand wenst op te bouwen. De standhouder blijft met zijn opstelling binnen de ter beschikking gestelde ruimte. De afbraak kan starten vanaf 16u30. Er kan enkel van deze uren afgeweken worden na overleg en bevestiging van de VVZ. Na de afbraak neemt elke standhouder zijn eigen afval mee, zodat de ruimte netjes wordt achtergelaten.

De standhouders worden ook uitgenodigd om de presentaties bij te wonen. Let op: tijdens de laatste presentatie van de voormiddag vindt de lunch van de standhouders plaatst.

De voorziene parking aan 't Bau-Huis is gratis toegankelijk.

Het staat alle deelnemende steunende leden en standhouders vrij om een aantal gadgets op hun stand ter beschikking te houden om te verdelen onder de aanwezige deelnemers van het µCongres. (Zoals balpennen, blocnote, usb stick, …). De VVZ staat niet in voor de opslag of de verdeling van deze gadgets.

• Quiz deelname

Er zal een quiz opgesteld worden waaraan enkel de effectieve leden kunnen deelnemen. Er wordt verwacht dat elke standhouder zijn medewerking verleent aan de uitvoering van deze quiz. Elke standhouder zal een opdracht (vraag) krijgen die door de bezoekers zal moeten worden opgelost. Zo zullen de bezoekers bij elke stand een letter kunnen verzamelen waarmee ze een woord kunnen vormen. Op deze interactieve manier proberen wij alle effectieve leden ook alle standen te laten bezoeken. Uit de deelnemers die het juiste woord gevormd hebben, worden 3 prijzen verloot, op voorwaarde dat de deelnemer nog aanwezig is bij de verloting.

• Catering

Er wordt een broodjeslunch voorzien voor alle deelnemers. Tijdens het onthaal, de pauzes en de broodjeslunch worden dranken voorzien.

Voor de standhouders is een afzonderlijk lunchmoment voorzien vanaf 11u00 tot 12u00. 

• Niet nakomen van afspraken

Bij het niet naleven van bovenvermelde afspraken behoudt het VVZ-bestuur zich het recht om de toegang tot het µCongres te ontzeggen.

 versie 16-07-2025.